Sistema de Processo Eletrônico economiza R$ 10 milhões com redução de papel

28 de março de 2019 \\ Geral

Pouco mais de um ano após ser implantado, com objetivo de extinguir o uso de papel nos processos administrativos do Estado, o Sistema Eletrônico de Informação (SEI Bahia) gerou uma economia estimada em R$ 10,8 milhões para os cofres públicos. Para alcançar essa redução, o Governo deixou de usar 54 milhões de folhas do tipo A4, além de ter economizado com gastos de impressão, colchetes, capas de processo, custo de armazenamento e mão de obra.

O SEI Bahia começou a ser implantado na Bahia em dezembro de 2017, com a missão de acabar com a circulação de processos físicos nos órgãos estaduais, reduzir gastos públicos e conceder maior agilidade e segurança na tramitação processual, além de diminuir impactos ambientais. Em um ano e três meses, 361 mil processos de papel migraram para o sistema eletrônico, com mais de 6,8 milhões de documentos gerados e tramitados via sistema eletrônico.

Um total de 70 órgãos públicos já está utilizando o SEI Bahia, com aproximadamente 35 mil servidores públicos aptos para utilizar o software. Mas nem todos os processos administrativos estão cadastrados. O sistema de processo eletrônico está sendo implantado gradativamente no Estado pela Secretaria da Administração (Saeb).

Apesar dos números do SEI Bahia já serem muito significativos, a Coordenação Central do sistema acredita que a economia gerada ainda será mais expressiva. A perspectiva é de um crescimento dos resultados positivos em função da quantidade de processos que ainda vão migrar para o software. “Nós já mapeamos 688 tipos de processos, mas ainda existe uma quantidade grande para ser identificada e cadastrada”, explicou Anderson Prazeres, coordenador do projeto.

Economia - Cada processo administrativo possui 150 folhas, em média, segundo dados estatísticos de empresas especializadas em software para processos eletrônicos. Essa quantidade multiplicada pelos 361 mil processos gerados no SEI Bahia, até agora, totalizam 51 milhões de folhas economizadas. São mais de 100 mil resmas (500 folhas) de A4 que deixaram de ser utilizadas, no período de um ano e três meses.

O Estado paga R$ 14,36 pelo preço unitário da resma. Assim, apenas a economia com o custo de papel chegou a cerca de R$ 1,5 milhão, sem computar outros custos. Ainda são calculados insumos como horas trabalhadas, custo de armazenamento dos processos, transporte dos autos físicos, energia elétrica, impressão e materiais de escritório como capa de papelão para o processo, colchetes de metal para prender as páginas, pastas suspensas.

Um das despesas relevantes são os custos com armazenamento dos processos físicos, como ocorre no Almoxarifado Central do Estado, na Mata Escura, onde milhares de pastas com autos físicos ficam guardados, acumulando ao longo dos anos. Despesas com ar-condicionado, luz, segurança, funcionários e com o próprio espaço.

Empresas especializadas em processo eletrônico estimam que o custo unitário com processo físico seja de R$ 30,00. O valor é uma estimativa conservadora do custo por processo, que pode chegar a R$ 70,00, segundo alguns estudos. Multiplicando o preço unitário pela quantidade de processos eletrônicos (361 mil), chegamos à economia de R$ 10,8 milhões.